流程·洞察

关于「想法管理」的想法

春节前捡起了久违的 Omnifocus，对，就是那个令无数人着迷，又令无数人痛恨的任务管理工具，在登陆同步了账号之后，我发现上一次使用这个产品是在上一个春节期间，是的，我已经一年时间没有使用过这个软件了。

与此同时，我还发现了另一个「恐怖」的事情：从上一个春节到这个春节的一年周期里，我的生活和工作场景里已经没有了诸如 Omnifocus、Things、2Do 这一类任务管理或时间管理工具的位置，但我的生活与工作并没有因为失去这些工具而变得混乱。

这似乎并不能说明这些工具没有价值，毕竟，我也曾经无比信任这些工具，并给出了诸多推荐和建议，但其实我也想知道，自己如何在一年的时间里，完全摆脱掉所谓「专业」的任务管理工具，并构建起一个无压但有序的管理系统？

好在我这几年一直在写日记（分布在 bear 和 Workflowy 上），借着春节期间各种宿醉与酒席的间隙，我翻了近两年的日记，希望可以找到一些线索。一边读着疫情前后的心态起伏记录，一边也感受到自己对于工具，特别是对任务管理工具认知与使用的变化，我最后给出的总结是：我已经将「任务管理」转换为「想法管理」。

那么，什么是「想法管理」？在回答这个之前，我们可以先来看看现在任务管理工具的基本逻辑：

• 鼓励用户将自己想做的事情记录到某个特定文件夹，比如 Inbox；
• 利用标签、特定时间（开始或结束）、重要性（Omnifocus 使用「Flag」）构建多维度的信息；
• 通过文件夹、标签、时间和任务重要性构建过滤器，想象一下 Omnifocus 里的「透视」；

上述这些操作的最终目的，就是为了勾选完一个个任务或项目，并让它们在你的任务管理工具里消失，这的确会是一种很有收获感的操作，但问题是，这些任务或项目，很大一部分也是你的想法记录，当你以很帅的动作勾选完成这些任务之后，你的想法记录是不是也一并被删掉了？

更重要的是，这些应用并不会「优雅」对待已经完成的任务/项目，以 Omonifocus 为例，它会阶段性地提醒你，可以通过删除已经完成的任务/项目来提升同步速度。

可能有的朋友也会像我之前的做法一样，利用附件或备注的形式将对该任务/项目的想法添加到 Omnifocus 或 2Do 上，但由此也引出另一个问题：当对某个特定任务/项目的想法失去了特定场景（被删除），那么这个想法记录——无论是照片还是文本记录——还有多大的存在价值？

过去一年的时间，我把原来在任务管理工具里的工作迁移到了两个地方：

• 日历应用（Fantastical/苹果日历）：针对特定时间一定要做的事情，比如线上线下会议，这些事件与时间强相关；
• 文本记录应用（Drafts/Workflowy）：针对某些需要花费较长时间的项目或事情，比如房屋装修、电子书更新或者邮件通讯选题等，这些工作与时间并不完全相关，而是在不断产生新的需求和变化，也会不断延伸出新的想法。

由于日历应用应对特定时间事件相对简单，我也不再赘述，这里主要谈谈基于文本记录应用的实践，我曾不止一次谈到 Drafts 在我的工作流程里独特价值，比如其版本记录功能，能够帮我自动「备份」不同时间对于某个文档的修订与思考，这样构成了我的想法生长记录。

其次，我把 Workflowy 作为另一个想法管理利器，2021 年 8 月，我推出了一本侧重邮件通讯生产流程的电子书「邮件通讯制作指南」，这本电子书的起点是我在 2021 年 4 月的一个想法，当时我希望把自己过去几年制作邮件通讯的思考整理出来，于是就在 Workflowy 里做了一些记录，然后开始不断收集和整理一些内容：

Workflowy 一个显著特点是可以无限拓展层级、随时调整文本之间的层级关系，基于这个特点，我不断调整优化电子书大纲，逐步完善围绕整个项目的想法，也为接下来的内容创作提供了方向。

更重要的是，默认情况下，上述两个工具都不会删除任何一条内容，借助关键词搜索或记忆，能够快速定位到此前的想法与记录，如果有新的想法，可以随时补充进去，并延伸出更多新的方向或思考。

这差不多就是我在过去一年为何放弃甚至完全忘掉所谓「任务管理」软件的原因所在，在日历应用接管了特定时间必须做的事情之后，诸如 Drafts、Workflowy 等文本记录应用承载了我的想法管理体系。

在我看来，每一次记录下来的内容，无论是一个想法还是一件待办事项，理应拥有更多的使用场景以及更大的应用范围，它们不应该被轻易删除，而是应该放在更长的时空范围内去重新审视，通过版本记录、检索、链接等方式，形成一个想法生长系统，这远比完成一个项目有趣的多，也重要的多。